Gestión del cambio

La vida de toda empresa u organización está marcada por el cambio. En algunos momentos la marea puede estar alta, en otros baja, pero a pesar de la calma, siempre hay movimiento. Esto pasa porque el mundo empresarial realmente no hay manera de que todo esté estático. Los altos niveles de competencia, así como la llegada de nuevas tecnologías, presionan constantemente a las empresas para que se mantengan atentos a los movimientos en el sector. Es por ello que una buena gestión del cambio podrá marcar la diferencia entre una empresa media y otra que sea líder del sector.

Cada día las empresas, sean pequeñas o grandes, enfrentan nuevos retos que inciden tanto en su comportamiento como en su desempeño. Sobre todo hoy día cuando los cambios son rápidos y los desafíos pueden poner en peligro la supervivencia de las organizaciones. Las compañías deben tener bien claro algo: quien no es capaz de adaptarse a los nuevos tiempos, inevitablemente desaparecerá. De allí que el cambio organizacional sea clave para mantenerse en pie.

¿Qué es el cambio?

Cambio significa transición de un estado a otro. Es una acción que se caracteriza porque encierra un proceso que incluye un movimiento interno y un aprendizaje. Decidir qué es lo que hay que cambiar para mejorar las cosas depende de cada persona o empresa, cuando se trata de organización empresarial.

El cambio es parte esencial de la vida del ser humano, pero también de las empresas. Cada cierto tiempo, por una u otra razón, surge la necesidad de cambiar para lograr resultados diferentes. Algunas veces estos cambios son forzados por situaciones externas, pero en otras ocasiones son planificados. Esta última es sin duda la mejor alternativa.

En el caso de las empresas, cambiar puede ser difícil, sobre todo si quienes la gerencian no entienden la necesidad de una transición. Por ello, la resistencia al cambio en las organizaciones suele ser común. Las compañías pueden llegar a tener miedo de perder lo que han ganado, que por lo general ha sido con mucho esfuerzo. Sin embargo, es vital no temerle, ya que si se planifica, este realmente puede traer muchos beneficios y recompensas para el crecimiento de la organización.

¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión del cambio, o change management, es un enfoque estructurado diseñado para gestionar procesos de transformación relacionados con las personas y las organizaciones con el fin de alcanzar mejores resultados comerciales. Su objetivo es facilitar la implementación de cambios y lograr que las personas los acepten y los entiendan.

De forma genérica, la gestión del cambio organizacional también puede entenderse como la toma de decisiones interconectadas que permiten cambiar una situación actual que ya no se quiere para llegar a otra más acorde con los objetivos a corto, mediano y largo plazo de la empresa.

Por tanto, la gestión del cambio en las organizaciones significa plantear una estrategia que permita pasar de una situación A a una situación B con la mayor garantía posible de éxito.

Importancia de la gestión del cambio

La change management es un proceso clave para que las organizaciones sean capaces de evolucionar de forma ordenada y eficaz. Es importante que estas entiendan que esto es algo que no puede evitarse y que lo mejor es planearlo para sacar ventaja de él.

Para tener éxito es fundamental liderar el cambio. Y es que, a donde quiera que mires, verás que las empresas más exitosas no son solo aquellas que han sabido cómo adaptarse a las transiciones, sino las que se han atrevido a anticiparse y a producirlas. En resumen: quien no se renueva difícilmente será capaz de sobrevivir.

Un ejemplo claro lo vemos con empresas como Blockbuster y Blackberry. Tanto el servicio de alquiler de películas y como la marca de móvil se resistieron al cambio y no supieron anticipar lo que terminaría conquistando a los consumidores: el video en streaming y los smartphones como centro de entretenimiento.

Por otro lado, empresas como Fujifilm o Xerox son también un ejemplo, pero más bien de cómo una organización empresarial puede cambiar para adaptarse a los nuevos tiempos. A diferencia de Kodak (que también se resistió al cambio), Fujifilm adoptó a tiempo las nuevas tendencias de la fotografía digital, y Xerox comprendió de forma anticipada que el mundo se dirigía hacia lo digital, por lo que se transformó y pasó de vender equipos para oficinas (copiadoras y faxes) a manejar procesos de negocios como administración de recursos humanos y procesamiento de datos.

De la gestión del cambio depende la supervivencia de las organizaciones y de allí su gran importancia. Hoy día los directivos están en la obligación de entender que las empresas deben ser flexibles, estar preparadas para adaptarse con rapidez a estos, e incluso anticiparse para no quedarse atrás en el mercado.

Competencias que favorecen la gestión del cambio

Antes de implementar cualquier proceso es importante que las empresas y los empleados conozcan bien las razones por las que la compañía debe hacerlo, así como planificar y establecer las directrices que permitan implantar y dar coherencia al proceso del cambio. Por otro lado, dado que todas las organizaciones están formadas por personas es necesario que los profesionales cuenten con una serie de competencias que favorezcan su gestión. Estas son las más relevantes.

Liderazgo

Es fundamental que el gestor del cambio (la persona encargada de llevar a cabo el proceso en la organización) sea capaz de comunicar a la perfección la visión estratégica de la empresa, haciendo que parezca deseable para todas las partes interesadas. Además, debe estar en capacidad de motivar al grupo de trabajo, así como estar al pendiente de ellos para atender sus necesidades y aprovechar sus capacidades al máximo.

Comunicación

Otra competencia que sin duda favorece los procesos de cambio es la comunicación. El gestor debe estar en capacidad para escuchar y entender al otro, así como de transmitir de forma clara y oportuna toda la información que debe conocer el equipo de trabajo. Los canales de comunicación siempre deben estar abiertos y abarcar los diferentes niveles de la organización. Debes tener en cuenta que las personas están más dispuestas a aceptar el cambio si se les informa sobre las razones y las ventajas que este puede suponer.

Negociación

Es fundamental trabajabar para alcanzar un acuerdo que satisfaga los intereses de cada una de las partes involucradas. Debe ser capaz de persuadir a otras personas con argumentos sólidos a través de razonamiento conjunto y siempre tratando de aplicar y de explicar que se trata de ganar-ganar.

Inteligencia emocional

Se trata de un tipo de fortaleza, no física sino emocional, que implica contar con la capacidad para evaluar de manera realista lo que ha sucedido y aprovechar las oportunidades que se presentan a pesar de los problemas. La inteligencia emocional también implica tener en cuenta los sentimientos y habilidades para el control de los impulsos, agilidad mental, el entusiasmo, la autoconciencia, la perseverancia, la empatía, etc.

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Trabajo en equipo

Cuando las personas pueden participar de forma activa en la transformación y no se les considera meros espectadores, sino parte integral de la estrategia, tienen mayor disponibilidad a aceptar el proceso. Por ello, el gestor de cambio debe saber manejar a los equipos y trabajar de forma conjunta con ellos asignando a cada miembro una tarea adecuada a sus capacidades.

Creatividad

La creatividad debe ser parte esencial de la gestión de cambio. Y es que es la capacidad de producir un trabajo original, novedoso o inesperado que al mismo tiempo es útil y de alta calidad. De hecho, se trata de una competencia que forma parte del liderazgo, pero dada su importancia es fundamental resaltarla. Hay que recordar que las ideas creativas producen grandes ventajas competitivas para las compañías.

Modelo de Kotter para la gestión del cambio

Ahora que conoces bien qué significa, su importancia y las competencias que favorecen su aplicación, es probable que quieras saber cómo se aplica la gestión del cambio en las organizaciones. Existen muchas teorías sobre cómo lograr este tipo de transformación y muchas de ellas vienen de John Kotter, conocido como experto y un destacado profesor en la Escuela de Negocios de Harvard.

Kotter, en su  libro Leading Change (Liderando el cambio) publicado en 1995, presenta su proceso de 8 pasos para conseguir una correcta gestión para el cambio.

Crear sentido de urgencia

Para lograr el cambio no basta con que una sola persona vea la ventaja de la transformación. Es importante que toda la empresa lo desee. Para ello es necesario crear el sentido de urgencia, lo cual se logra presentando la idea de manera que todos entiendan por sí solos que sería un error no aceptarla. Hay prever lo que pasará en el futuro y proponer el cambio como la solución para enfrentar las dificultades que se avecinan o una nueva oportunidad de negocio.

Formar una coalición

El siguiente paso en el esquema de Kotter es identificar a otros líderes dentro de la empresa para formar una coalición. Deben estar convencidos de que es algo necesario, por lo que debes elegir personas que hayan compartido la misma visión e involucrarlos en el proceso de cambio. Este grupo debe ser representativo del colectivo, por lo que es recomendable que sean personas de departamentos diferentes.

Crear visión para el cambio

Para luchar contra la resistencia es esencial crear una visión que sea fácil de transmitir, contar y recordar. Es posible que al pensar en transformar las cosas tengas muchas ideas en la cabeza. Sin embargo, es importante que todos esos conceptos se plasmen y se resuman en una visión general que las personas puedan entender con facilidad.

Comunicar la visión

Una vez creada la visión, será hora de comunicarla. Es probable que el mensaje encuentre una fuerte competencia o una resistencia; no obstante, la clave está en la persistencia para transmitirla una y otra vez. Eso sí, es fundamental responder las cuestiones y temores del equipo con toda honestidad para que la visión vaya penetrando en todas las capas de la organización.

Eliminar los obstáculos

Llegado a este punto, ya todos en la organización serán conscientes del cambio que se quiere instaurar, así como sus beneficios. Por ello, habrá quienes ya los estén aplicando, pero también habrá otros que se están resistiendo. En ese caso es importante indagar las razones para adoptar medidas que permitan la eliminación de estos obstáculos, sean humanos o no.

Asegurar triunfos a corto plazo

La mejor motivación es la obtención de triunfos, de allí que es necesario plantearse metas a corto plazo para mostrar resultados palpables. Los procesos de cambio suelen ser largos, por lo que pequeñas victorias en las fases tempranas del proceso servirán para reforzar el avance. De no ser así, las críticas podrían aparecer y esta negatividad podría perjudicar el cambio.

Construir sobre el cambio

A pesar de las pequeñas victorias que hacen bien al proceso, no se puede adelantar el triunfo total. Alcanzar un éxito no significa que el cambio ha funcionado en su totalidad. Es esencial que las personas entiendan esto, porque de no ser así, un pequeño obstáculo podría hacerles creer que han fallado. Cuando llega el primer éxito, el equipo de trabajo debe seguir buscando qué mejorar, para los demás éxitos sean más estables.

Anclar el cambio a la cultura de la empresa

Una vez que una propuesta se ha consolidado en la organización y se ha convertido en la forma habitual de trabajo, hay que volver a empezar. El primer proceso es el más difícil de todos, así que iniciarlo otra vez debería ser más sencillo. Al hacer esto se logra que el cambio forme parte de la cultura de la empresa. Recuerda que este es clave para la evolución.

Implementar un proceso de transformación empresarial y gestionarlo de forma adecuada es un trabajo exigente, pero que a larga ofrece recompensas valiosas. Atrévete a implementarlo y verás resultados positivos.